Home

Beheersing

Onder beheersing wordt verstaan de gehele automatisering in goede banen weten te leiden. Dat houdt tevens in dat u greep heeft op alle aspecten die onder automatisering zijn behandeld in deze kennisbank en dat u risico's op dat gebied voorkomt.

Vervolgens dient u zich af te vragen of de automatisering voor u een middel is of een doel. Voor de meeste organisaties is automatisering een middel waardoor men sneller, effectiever en efficiënter kan werken. In dat licht dient u de automatisering dan ook te behandelen, zonder overmatige investeringen, kosten en aandacht.

Kostenbeheersing

 

 

 

 

 

 

Kostenbeheersing
Niets is vervelender dan grote hoeveelheden geld te moeten besteden aan bestaande automatisering, maar om een goede werking te kunnen blijven garanderen is dat wel nodig. Periodiek onderhoud aan de hardware, software en het oplossen van problemen blijft nu eenmaal aan de orde van de dag.

U dient dan ook jaarlijks een budget te reserveren voor deze kosten, om niet voor onverwachte uitgaven en kosten te komen staan. U zou in overleg met uw leverancier een SLA (service level agreement) kunnen overeenkomen, waarbij diverse zaken vastgelegd worden. Denk daarbij aan reactietijd bij storingen, vervangingstijd hardware en software en een onderhoudsplanning op jaarbasis. Op deze wijze heeft u reeds vooraf een redelijk beeld van het onderhoud en de daarbij behorende kosten.

Ook met vervanging of nieuwe aanschaffingen kunt u onnodig grote hoeveelheden geld verspillen. Bepaal vooraf wat werkelijk de eisen van een nieuw systeem zijn en vergelijk daarna een aantal aanbieders.

Voor wat betreft het aspect internet en communicatie doet u er verstandig aan de verschillende aanbieders te vergelijken op kwaliteit en prijs.

Terug naar boven.

Kwaliteit
Zowel ten aanzien van de hardware, de software, de overige middelen en uw leveranciers, dient u zich periodiek (of liever continue) de vraag te stellen of de aanwezige kwaliteit tevens de gewenste kwaliteit is. Daarnaast kunt u door middel van trainingen van medewerkers zorg dragen voor een optimale inzet van de aanwezige automatisering.

Door gebruikmaking van wekelijkse rapportages of uitzonderingsrapportages blijft u als manager een duidelijk beeld houden van de bestaande kwaliteit van de automatisering. Daardoor kunnen veel voorkomende fouten of problemen tevens sneller worden achterhaald.

Terug naar boven.

Documentatie
U doet er verstandig aan alle hardware en software te registreren per gebruiker op een centrale plaats, zodat u de beschikking heeft over een totaaloverzicht. Daarnaast is het aan te raden een kopie van deze gegevens buiten het bedrijf te bewaren ingeval van bijvoorbeeld brand.

Voor de leverancier(s) zou u eveneens een vorm van registratie kunnen opzetten, met daarin alle adviezen, offertes, contracten, maar vooral ook de door u gemaakte notities over de werkelijke prestaties. Ten aanzien van maatwerksoftware geldt nog een specifiek punt (broncodes bij notaris), dat nader beschreven is onder maatwerksoftware.

Terug naar boven.

Vervanging
Ten aanzien van vervanging van hardware en software doet u er verstandig aan een planning op te stellen, zodat u niet eens in de drie jaar een grote hoeveelheid geld moet uitgeven, maar dit kunt spreiden. Dat laatste komt de productiviteit eveneens ten goede.

Terug naar boven.

Software-updates
Voor alle software dienen periodiek updates te worden gedaan om geconstateerde fouten of verbeteringen te kunnen doorvoeren. Aanschaf van nieuwe software dient weloverwogen te geschieden in verband met de onderlinge uitwisselbaarheid van bestanden en documenten.

Daarnaast is het van groot belang dat bij voorkeur minstens dagelijks de beveiligingsprogrammatuur wordt ge-update, zodat u beveiligd bent tegen virussen en dergelijke.

Terug naar boven.

Internetsite
Indien u een eigen site heeft is het verstandig deze periodiek op een vast moment aan te passen met bijvoorbeeld nieuws of aanbiedingen.

Daarnaast dient u er rekening mee te houden dat het onderhoud van een eigen site de nodige tijd en kosten met zich meebrengen, na het plaatsen op internet bent u er dus nog niet. Dit kunt u zelf doen of uitbesteden, of een combinatie daarvan door toepassing van bijvoorbeeld CMS (content management system).

Terug naar boven.

Beheersingscyclus
Voor alle onderdelen van de automatisering kunt u een zogenaamde cyclus gebruiken. U begint met het idee en de planning, vervolgens gaat u het geheel samen met uw leverancier inrichten, waarna ingebruikname en het daadwerkelijke gebruik volgt. Deze voorgaande drie stappen sluit u af met een evaluatie en een eventueel benodigde bijstelling. Deze bijstelling start vervolgens weer bij stap één, namelijk het idee en de planning, waarna de gehele cyclus weer volgt.

Terug naar boven.

Enkele handige links
zibb.nl - automatiseringskosten
ictforyourbusiness.nl - informatie over total cost of ownership
zdnet.nl - de vijf meest voorkomende beveiligingsfouten

Terug naar boven.

 

Mocht u vragen, aanvullingen of opmerkingen hebben, dan wordt u verzocht dit te mailen naar webmaster.

 

Terug naar boven.

| Algemene voorwaarden | Privacy statement | Disclaimer | ©2006 Regicon B.V.