Home

Administratieve organisatie

De uitwerking van een degelijke administratieve organisatie heeft tot doel een fundament te leggen voor de beheersing van uw organisatie en de minimalisatie van de bijbehorende risico's. Dit vindt plaats door procedures en richtlijnen op te stellen inzake nagenoeg alle processen binnen uw organisatie. In een notendop is op deze pagina uit de doeken gedaan hoe de beschrijving van een administratieve organisatie dient te worden uitgewerkt.

administratie goed organiseren

 

 

 

 

 

 

Indien uzelf of uw accountant de administratieve organisatie gaat uitwerken, dan dient u er rekening mee te houden dat van functionarissen de functie wordt genoteerd en niet de naam van de functionaris zelf. Op die wijze blijft u namelijk de administratieve organisatie aanpassen bij iedere personeelswisseling.

Structuur
In de eerste plaats dient u een beeld te hebben van het soort organisatie (bijvoorbeeld een groothandel) en de daarbij behorende specifieke problemen en aandachtsgebieden.

Vervolgens gaat u zo goed mogelijk de verschillende bevoegdheden verdelen in de organisatie tussen de diverse functionarissen. De bedoeling hiervan is dat diverse functionarissen door collega's automatisch worden gecontroleerd en dat in principe niemand in staat wordt gesteld op eenvoudige wijze te frauderen. De functionaris die bijvoorbeeld de voorraad in het magazijn in bewaring heeft, mag geen inkopen of verkopen doen. Is dat wel het geval, dan zullen er extra controlemaatregelen moeten worden ingebouwd, zodat frauderen onmogelijk wordt gemaakt.

Daarna dient u de procedure voor de begrotingen uit te werken; de meerjarenplanning inclusief bijvoorbeeld een investeringsplanning, de jaarplanning inclusief bijvoorbeeld de liquiditeitsplanning, de nauwkeuriger begroting zelf inclusief budgetten en tarieven (bijvoorbeeld tarieven voor manuren of machine-uren) en als laatste dient de procedure voor fiattering door het management te worden uitgewerkt. U zou kunnen overwegen deadlines toe te voegen voor aanlevering van de benodigde gegevens. Zie voor begrotingen ook de downloadsectie (opent in apart scherm).

Hierna dienen richtlijnen te worden beschreven voor verschillende soorten van handelingen. Denk bijvoorbeeld aan het vaststellen van bedragen en percentages met betrekking tot orderbedragen en kortingen. Aan de hand hiervan weten alle functionarissen in een organisatie tot waar ze bevoegdheden hebben en waar die eindigen.

Daarna dient de gehele automatisering beschreven te worden, te beginnen met de organisatie daarvan, oftewel is er een aparte afdeling en zo ja hoe is deze dan vormgegeven inclusief bevoegdheden en dergelijke. Vervolgens dient zowel de hardwarematige kant als de softwarematige kant beschreven te worden. Dit gevolgd door de wijzen van toegangsbeveiliging, ook wel de usernames en wachtwoorden genoemd. Als laatste dient u dan de aspecten uit te werken die betrekking hebben op stroomstoringen, brandschade, diefstal en overige ongewenste situaties. Het doel van dat laatste is dat u maatregelen neemt die de voortgang van uw organisatie in geval van nood niet belemmeren, denk bijvoorbeeld aan dagelijkse backups.

Hierna dienen de procedures beschreven te worden aangaande managementinformatie. U wilt per slot van rekening uw organisatie kunnen besturen en daarvoor heeft u tijdige en juiste informatie nodig. Ook wilt u weten wanneer het noodzakelijk is om in te grijpen en ook daarvoor heeft u deze informatie nodig (denk bijvoorbeeld aan de situatie dat een vertegenwoordiger de targets niet haalt). Een algemene tip hiervoor is na te gaan wat de belangrijkste kerncijfers van uw organisatie zijn en wat daarvoor de onderliggende cijfers zijn. Die laatste wilt u snel weten om nog te kunnen sturen.

De laatste handeling (en tevens de zwaarste) betreft het nauwkeurig uitwerken van alle processen in de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn de inkoop, de verkoop, productie en personeel. Deze processen kennen allen het volgende verloop; de impuls, de voorbereiding, de uitvoering, de relatie met andere processen en de controles. Van ieder proces dient u deze onderdelen uit te werken. Hierna heeft u een complete set aan procedures en richtlijnen inclusief bijbehorende formulieren, zodat u in staat bent uw organisatie optimaal te beheersen en de risico's te minimaliseren.

Terug naar boven.

Opmerking
Afhankelijk van de complexiteit van uw organisatie is een uitwerking als hierboven beschreven in meer of mindere mate een tijdrovende en omvangrijke operatie. Voorop staat dat niemand uw organisatie zo goed kent als u en dat u met het nodige gezond verstand een flink eind kunt komen met een dergelijk uitwerking. Vaak wil het helpen door uzelf af te vragen hoe u uw eigen organisatie zou kunnen benadelen. Op grond van die uitkomsten kunt u dan vaak de belangrijkste maatregelen al nemen.

Het vervolg op de uitwerking van de administratieve organisatie is de uitwerking van de interne controle, die u kunt vinden op de gelijknamige pagina op deze site.

Terug naar boven.

 

 

Mocht u vragen, aanvullingen of opmerkingen hebben, dan wordt u verzocht dit te mailen naar webmaster.

Terug naar boven.

| Algemene voorwaarden | Privacy statement | Disclaimer | ©2006 Regicon B.V.