Home

Rapportages

Van de prestaties van de organisatie dient veelal jaarlijks gerapporteerd te worden in de vorm van een jaarrekening, welke dan gedeponeerd wordt bij de Kamer van Koophandel. Dit is wel de meest bekende vorm van externe verslaggeving die bij wet is vastgesteld en heeft als doel bescherming van de belangen van externe belanghebbenden.

Naast de externe verslaggeving is interne verslaggeving van groot belang. Een organisatie dient bestuurd te worden en niet als een stuurloos schip op een oceaan te dobberen. Hiervoor zijn vele hulpmiddelen verkijgbaar, echter gaat het erom dat u de voor u belangrijke informatie op het juiste moment krijgt.

rapportage op scherm

 

 

 

 

 

 

Externe verslaggeving
Bij wet is vastgesteld dat vele organisaties jaarlijks een jaarrekening dienen te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Het doel van deze wetgeving is het verstrekken van informatie aangaande de organisatie voor belanghebbenden buiten de organisatie. U kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld crediteuren of leveranciers die zich een beeld willen vormen van de organisatie waar zij zaken mee doen.

Afhankelijk van een aantal bij wet vastgelegde grootheden (bijvoorbeeld omzet en aantal personeelsleden), is er tevens sprake van een controleplicht. Hiervan zal uw accountant na de controle op de jaarrekening een verklaring bijsluiten, waarin deze - als het goed is - verklaart dat er geen afwijkingen zijn geconstateerd die een goedkeurende verklaring in de weg staan.

Een groot gedeelte van de organisaties is echter niet controleplichtig en zal een jaarrekening kunnen deponeren zonder accountantsverklaring. Indien de accountant wel de jaarrekening voor u uitwerkt, zal deze daar een zogenaamde vaststellingsverklaring aan toevoegen. Daarin vrijwaart de accountant zichzelf voor aanspraken van belanghebbenden indien er achteraf toch onjuistheden uit de jaarrekening blijken.

Voor het opmaken van een jaarrekening kunt u verschillende accountants benaderen en hen beoordelen op kwaliteit, prijs, te leveren extra diensten en inlevingsvermogen in uw organisatie.

Terug naar boven.

Interne verslaggeving
Om uw organisatie te kunnen besturen dient u over informatie te beschikken vanuit uw organisatie.

Deze informatie dient in de eerste plaats tijdig te zijn, wat wil zeggen dat er weinig valt bij te sturen op informatie van een half jaar oud. Als u uw zaken normaal voor elkaar heeft kunt u op maandag de benodigde cijfers raadplegen van de afgelopen week. Als u de zaken bijzonder goed voor elkaar heeft, kunt u dat op ieder moment. Echter dient er u rekening mee te houden dat de informatie compleet dient te zijn en dat de kosten van een informatiesysteem met een dergelijke vorm van rapportage vaak hoger ligt. Daarnaast zijn zaken als voorraden eenvoudiger te raadplegen dan bijvoorbeeld de omzet of de loonkosten.

Daarnaast dient de informatie voldoende relevant te zijn, waarmee bedoelt wordt dat de informatie voor u bruikbaar dient te zijn. U heeft niets aan informatie over voorraden als u die nauwelijks heeft of als uw organisatie inkoopt op orders van klanten. U bent degene die dient aan te geven op basis van welke gegevens u (bij)stuurt.

Informatie die daarnaast onjuist of onvolledig is heeft u evenmin iets te bieden, u zou zelfs volstrekt verkeerde beslissingen kunnen nemen. Dit dient door tussentijdse steekproeven gecontroleerd te worden en door beheersingsmaatregelen voorkomen te worden.

Terug naar boven.

Uitwerking interne verslaggeving
Een afdoende manier van rapportage inzake de resultaten kunt u verkrijgen door de volgende werkwijze te hanteren. In eerste instantie vertaalt u uw meerjarenplan naar een jaarplan. Dit jaarplan dient vervolgens uitgewerkt te worden in een zo nauwkeurig mogelijke begroting.

Deze begroting dient verder uitgewerkt te worden naar wekelijkse periodes voor de omzet, de directe kosten en de marge. De overige kosten zijn indirect en wekelijks nauwelijks aan verandering onderhevig, zodat daar een vast bedrag per week voor genomen kan worden.

De omzet, de directe kosten en de marge zijn nu op weekniveau en in detail bekend. U kunt nu dus op weekbasis gaan meten wat u volgens de begroting had gepland en wat er gerealiseerd is.

Voor de diverse balansstanden dient u eveneens voorzien te worden van rapportages, denk bijvoorbeeld aan de debiteuren, de crediteuren, voorraden en wat te denken van de liquiditeiten. Daarvan dient u eveneens op weekbasis rapportages te ontvangen, het waarom mag duidelijk zijn. Uiteraard kan het zijn dat u van alles balansstanden voorzien wenst te worden op weekbasis, echter dient u te bedenken dat de kracht van informatie, informatie is waar u direct wat mee kunt.

Voor wat betreft personeelszaken en automatisering zou u kunnen overwegen op weekbasis rapportages te ontvangen die gebaseerd zijn op uitzonderingen. Dus alleen een rapportage op het moment dat er afwijkingen zijn met door u opgesteld beleid of in bijzondere gevallen. Houdt u er rekening mee dat u degene bent die formeel dient vast te leggen wanneer dat het geval is.

Afhankelijk van de soort business waarin u verkeert, is een bepaald item al dan niet interessant om over gerapporteerd te worden. Ziekteverzuim en het verloop daarvan kan behoren tot de rapportages. Metingen van klachten door klanten kan van levensbelang zijn, negatieve berichtgeving vindt sneller haar weg dan positieve berichtgeving.

Terug naar boven.

Modellen
Voor interne rapportages zijn in de loop der jaren vele modellen ontwikkeld. Een voorbeeld daarvan is de balanced scorecard, maar ook activity based management (voortvloeiend uit activity based costing) is zo'n methode.

Ondanks al deze modellen, bent u degene die bepaald welke informatie voor u van belang is en op welk moment. De genoemde modellen zijn hulpmiddelen en niets meer dan dat.

Zie de sectie downloads voor voorbeelden; downloads-financieel.

Terug naar boven.

 

 

Mocht u vragen, aanvullingen of opmerkingen hebben, dan wordt u verzocht dit te mailen naar webmaster.

Terug naar boven.

| Algemene voorwaarden | Privacy statement | Disclaimer | ©2006 Regicon B.V.