Home

Personeelsadministratie

Van al uw personeelsleden dient u een fors aantal gegevens bij te houden. Denk enerzijds aan het papieren dossier, met daarin onder andere de sollicitatiebrief inclusief cv, de functiebeschrijving en de arbeidsovereenkomst inclusief eventuele bijlagen. Over het papieren dossier meer op de pagina personeelsdossier van deze kennisbank.

leg zaken goed vast

 

 

 

 

 

De personeelsadministratie omvat alle relevante gegevens per personeelslid in een bij voorkeur computersysteem. U kunt daarbij denken aan het toekennen van personeelsnummers per personeelslid, waarbij het eerste cijfer de vestiging aanduidt. Onder dat personeelsnummer worden vervolgens alle stamgegevens, maar ook de mutaties verwerkt.

Stamgegevens
Onder de stamgegevens worden in eerste instantie verstaan de naam, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit en bank- of gironummer. Vervolgens gegevens zoals telefoon, fax, mobiele telefoon, e-mailadres, burgerlijke staat en gezinssamenstelling inclusief namen en geboortedata. De verdere persoonsgerichte zaken omvatten opleiding, werkervaring, cursussen en hobbies.

Verder dienen de functiecode/omschrijving, het salaris, verzekeringsgegevens en de overige arbeidsvoorwaarden ingevoerd te worden (denk bij de laatste bijvoorbeeld aan pensioenregeling of auto van de zaak). Hiernaast kunnen tal van regelingen, verstrekkingen en vergoedingen worden ingevoerd.

Terug naar boven.

Mutaties
Gedurende een arbeidsovereenkomst vinden verschillende soorten mutaties plaats. Er worden functionerings- en beoordelingsgesprekken gevoerd, salariswijzigingen worden doorgevoerd. Al dit soort mutaties dienen eveneens in de personeelsadministratie ingevoerd te worden.

Vergeet zaken als ziekteverzuim, vakantiedagenregistratie en studiedeelname en -kosten niet.

Terug naar boven.

Niet vergeten
Als personeel bij u in dienst komt, dient u naast alle genoemde interne zaken er rekening mee te houden, dat u meldingen doet bij het UWV, de fiscus en het desbetreffende ziekenfonds. Van arbeidsovereenkomsten en formulieren inzake bijvoorbeeld verstrekkingen, doet u er verstandig aan met de scanner digitale bestanden aan te maken en te bewaren in de personeelsadministratie.

Maak tevens een kopie van het paspoort (en ook weer scannen en opslaan) in het kader van de wettelijke verplichting daartoe voor werkgevers.

Terug naar boven.

Onderhoud
Het voordeel van het gebruiksgemak van een dergelijke personeelsadministratie, staat of valt met het tijdig en op juiste wijze onderhouden ervan. Ook een verdeling van rechten (uiteraard afhankelijk van de omvang van uw organisatie) van gebruik van delen van de programmatuur en de invoer en het doorvoeren van mutaties, dient uitgewerkt te worden. Aangenomen dat er uiteindelijk een verantwoordelijke is die tekent voor akkoord, wat de invoer of mutatie dan valideert.

Terug naar boven.

Privacywetgeving
U dient er rekening mee te houden dat de gegevens van de personeelsadministratie alleen door diegene(n) kan worden benaderd, die daartoe rechten heeft gekregen door functie en/of programmatuur. De privacywetgeving dient nageleefd te worden en dat geldt ook hiervoor.

Terug naar boven.

Opmerking
Met de juiste checklists, formulieren, procedures en softwareprogrammatuur kunt u een perfecte personeelsadministratie opzetten. Afhankelijk van uw organisatie is de inrichting ervan nader uit te werken, als u slechts enkele personeelsleden heeft is een duur pakket kopen onzinnig. Met een programma als Excel of Access van Microsoft kunt u al een aardig systeem bouwen, zonder al teveel kosten. De houdbaarheid daarvan in de toekomst is daarbij een overweging.

Terug naar boven.

Enkele handige links
adp.nl - leverancier personeelsadministratiepakket
softwarepakketten.nl - personeelsadministratiepakketten
aras-pz.nl - personeelsmanagement

Terug naar boven.

 

 

Mocht u vragen, aanvullingen of opmerkingen hebben, dan wordt u verzocht dit te mailen naar webmaster.

 

Terug naar boven.

| Algemene voorwaarden | Privacy statement | Disclaimer | ©2006 Regicon B.V.