Home

Personeelsdossier

In het personeelsdossier - dat zowel in een papieren als een digitale variant kan bestaan - bewaart u alle stukken per personeelslid. Denk hierbij aan alle stukken aangaande de sollicitatie, de arbeidsovereenkomst en de aanvullingen/wijzigingen daarop en functioneringsgespreksverslagen.

papieren dossier noodzakelijk

 

 

 

 

Waarom
In de eerste plaats zijn er de verschillende wettelijke verplichtingen die aangeven van welke zaken u een afschrift dient te hebben. Denk hierbij aan de identificatieplicht en een kopie van een paspoort.

In de tweede plaats dient u zelf de beschikking te hebben over alle gegevens van uw personeelsleden, voor de diverse vastleggingen en mutaties, maar ook het terug kunnen vinden van diverse gegevens.

In de laatste plaats is dit de lokatie waar u het functioneren van uw personeelsleden bijhoudt, onder andere door middel van toevoeging van verslagen van functioneringsgesprekken. Maar ook een kopie van een officiële waarschuwing hoort in het personeelsdossier thuis.

Terug naar boven.

Hoe
Afhankelijk van het aantal personeelsleden, is de meest gebruikelijke methode te werken met dossiermappen die passen in een hangmappenlade in een afsluitbare kast. Dat laatste in verband met de wetgeving op de privacy.

Het eerste blad in een personeelsdossier betreft het zogenaamde stamblad, waarop u zaken als personeelsnummer, functie, naam, voornaam, adresgegevens, telefoonnummer, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, sofinummer, bankgegevens en de datum van indienttreding.

Na dit stamblad volgen de eventuele mutatiebladen met daarop de verschillende soorten wijzigingen (bijvoorbeeld salarisverhoging) met verwijzingen naar een kopie van een bijbehorende stuk (de verzonden brief inzake de salarisverhoging).

Hierna volgen gegevens van persoonlijke aard, zoals bijvoorbeeld aangegeven op de pagina personeelsadministratie.

Vervolgens worden formulieren toegevoegd die de arbeidsovereenkomst aangaan, zoals de arbeidsovereenkomst zelf, de sollicitatiebrief inclusief cv, pensioenregeling en aanverwante regelingen, vergoedingsregelingen, studieregeling, de TBV en eventueel het ondertekende bedrijfsreglement. Maar ook zaken als een bonusregeling, kinderopvangregeling, ziektekostenregeling en een loonbelastingverklaring horen hier thuis.

Als voorlaatste wordt het functioneren in een aparte sectie van het dossier ondergebracht. Namelijk de TBV, de functiebeschrijving, verslagen van functioneringsgesprekken, verslagen van beoordelingsgesprekken inclusief daaraan verbonden consequenties, officiële waarschuwingen en promotie, opleiding en loopbaanontwikkeling.

Het laatste onderdeel omvat zaken als diverse correspondentie met de werknemer, geboortekaartjes en overige zaken.

Terug naar boven.

Einde dienstverband
Indien een personeelslid uit dienst treedt, dan kan het personeelsdossier worden afgesloten door de stamkaart aan te vullen met een uitdienstdatum en het dossier separaat te archiveren. Als u een bewaartermijn aanhoudt voor het gehele dossier van zeven jaar, voorkomt u mogelijke problemen.

Terug naar boven.

Zie een voorbeeld van een personeelsdossiervoorblad in de downloadsectie (opent in apart scherm).

Enkele handige links
zibb.nl - personeelsdossier
personeelsadvies-online.nl - personeelsdossier
cbpweb.nl - personeelsdossier en bescherming persoonsgegevens

Terug naar boven.

 

 

Mocht u vragen, aanvullingen of opmerkingen hebben, dan wordt u verzocht dit te mailen naar webmaster.

 

Terug naar boven.

| Algemene voorwaarden | Privacy statement | Disclaimer | ©2006 Regicon B.V.